Jak motywować pracownika poprzez zadania?

„Nie wiem co mam zrobić, pamiętasz Renatę w moim zespole? Ona zupełnie nie radzi sobie z zadaniami, nic jej nie idzie, popełnia mnóstwo błędów, co chwilę wychodzi jakiś kwas, ciągle trzeba za nią coś poprawiać. Ociąga się z tymi zadaniami, często przy nich marudzi, no po prostu sobie nie radzi. Jest też taka zdemotywowana, niezadowolona z tego co robi.  Widzę, że jest też jej przykro, że tak jej to nie idzie. I jestem w kropce. Bo wszyscy w zespole bardzo ją lubimy, jest pomysłowa, współpracująca, ciepła w kontakcie, dba o innych. Nie wiem co robić, z jednej strony fajna dziewczyna, a z drugiej zupełnie się nie sprawdza na swoim stanowisku. Wiesz postanowiłam, że ją zwolnię, bo już nie mam cierpliwości do tych błędów, które ona popełnia. No i ten jej brak motywacji.  Oprócz zespołu, to nic jej w tej pracy nie cieszy”. Mówi do mnie menadżer.

Ja: Jak długo to trwa?

M: Jakieś pół roku.

Ja: A jak pracowała wcześniej?

M: Dobrze, efektywnie, miała gorsze dni, ale nie było tak źle jak teraz.

Ja: To co się stało pół roku temu, że tak spadła jej efektywność i motywacja?

M: No nie wiem właśnie. Ona mówi, bo z nią rozmawiałam, że u niej wszystko dobrze, bez zmian, nic trudnego nie wydarzyło się w jej życiu, by to się tak odbijało na jej pracy.

Ja: A co się stało w pracy pół roku temu, w zespole, w pracy, co mogło mieć wpływ na jej efektywność?

M: A tak, mieliśmy zmianę organizacyjną. W zasadzie to pół roku temu ją domknęliśmy. To dosyć ważna zmiana, bo zmieniły zakresy obowiązków, trochę proces jest inaczej ułożony.

Ja: Jakie to były zmiany dla Renaty?

M: Dosyć poważne. Część, tak z 70% dotychczasowych jej zadań przejęła inna osoba, a ona dostała inne zadania. 

Ja: Jakie zadania oddała, a jakie dostała?

M: Oddała zadania, w zasadzie zabrałam jej takie zadania, w których mogła coś tworzyć, jakieś procedury, procesy, mogła coś organizować, kontaktować się z innymi, ogarniała różne tematy. Tak, to jej sprawiało radość, była w tym samodzielna i skuteczna, szło jej to dobrze.  

Ja: A teraz jakie ma zadania?

M: Teraz dużo pracuje z tabelami, z danymi. Ma też kontakty, ale ma konkretnie wskazane do kogo dzwonić i co zamawiać. Ta praca teraz jest taka odtwórcza, nic tam swojego w zasadzie nie może zrobić. Tak, już chyba rozumiem w czym jest problem.

Ja: A w których zadaniach Renata czuła się lepiej, które dawały jej większą radość i skuteczność?

M: No, zdecydowanie w tych przed zmianą organizacyjną. Już rozumiem, dałam jej złe zadania, to znaczy złe dla jej predyspozycji.

Ta historia na szczęście skończyła się dobrze. Menadżerka na ile mogła zmieniła zadania Renacie, dała jej takie, które były bardziej zgodne z jej potencjałem, choć niektóre te „źle dobrane” zadania oczywiście zostać już przy niej musiały. Ważne jest to, że dostała też takie, które ją cieszyły i w których czuła się skuteczna. Efekty było widać już po miesiącu. U pracownika, mniej błędów, mniej frustracji, większa radość i skuteczność w swojej pracy. A u szefa? Także mniejsza frustracja z powodu mniejszej ilości błędów, więcej czasu, bo nie trzeba było naprawiać błędów no i mniej zmartwień na głowie i kombinowania jak by tu tego pracownika zmotywować.

Rzeczywiście problemem był tutaj zły dobór zadań do potencjału, predyspozycji i umiejętności pracownika.

Jak zadania motywują pracownika?

Jak pokazują badania najwięcej radości, energii i motywacji zarazem dają nam takie sytuacje, w których wykonujemy to, co najbardziej lubimy, co daje nam radość, ale też w czym czujemy się najbardziej skuteczni, gdzie widzimy efekty swojej pracy. Bo jak widzisz, że Twoja praca jest skuteczna i daje pożądane efekty, to to Cię nakręca i chcesz wykonywać to nadal, nie potrzebujesz do tego jakieś wielkiej motywacji ze strony swojego szefa. Bardziej od tego potrzebujesz normalnego odpoczynku, regeneracji i pewnie docenienia od czasu do czasu.

Jeśli zatem ktoś uwielbia rozmawiać z ludźmi, czerpać z tych rozmów inspiracje, wymieniać się wiedzą, doświadczeniem, nie zamykaj go w zadaniach, w których nie może być w kontakcie z innymi.

Jeśli Twój pracownik lubi prace samodzielną, w ciszy, spokoju, inni go dekoncentrują, wprowadzają chaos, nie wpychaj go w codzienne prace zespołowe. Nie wysyłaj go na pięć spotkań każdego dnia. Daj mu przestrzeń na jego samodzielną prace. Bo właśnie wtedy będzie najbardziej efektywny i zmotywowany, a zadania na których Ci zależy będą iść do przodu.

Jeśli ktoś lubi prace twórczą, lubi kreować, wymyślać, jest w tym dobry, nie dawaj mu pracy monotonnej, jednostajnej, powtarzalnej i odtwórczej. Zdemotywujesz go tym szybciej niż czymkolwiek innym.

I takich przykładów można by mnożyć.

Jeśli więc masz pracownika, u którego obserwujesz spadek motywacji, brak efektywności zapytaj siebie i jego jak zadania, które wykonuje wpisują się w jego predyspozycje, w jego potencjał, w jego umiejętności? Pamiętaj, że zadania potrzebujesz dopasować do pracownika, a nie pracownika do zadań! Mało tego, dopasowanie pracownika do zadań może Ci się nigdy nie udać.

Jeśli w zadaniach leży przyczyna, to czym prędzej staraj się je zmienić, jeśli to nie zadania, szukaj innych przyczyn spadku efektywności i motywacji. Gdzie? Może te przyczyny leżą w relacjach, jakie masz z pracownikiem, o czym przeczytasz tutaj, a może w sposobie, w jakim rozmawiasz z pracownikami, więcej o rozmowie znajdziesz tutaj. A może jeszcze zupełnie gdzieś indziej.

Życzę Ci dobrych rozmów!