W jaki sposób spotkania mogą być motywujące? Jak prowadzić motywujące spotkania?

„Wiesz Ewa, coś Ci powiem, im więcej spotkań, tym k… więcej spotkań” tak mawiał mój szef 15 lat temu. I rzeczywiście tak było. I zadziwiona jestem jak bardzo to jest aktualne.

Kilka lat temu usłyszałam od uczestnika szkolenia: „Ewa, ja będę Was słuchał, ale w trakcie muszę się przełączyć na inne spotkanie, a jeszcze w trakcie tego drugiego spotkania będę miał jeszcze jednego „kola”.

Zdumiona, że można uczestniczyć w trzech spotkaniach naraz pytam: „jak Ty chcesz być efektywny w trzech miejscach naraz?”

Słyszę: „wiesz, mam do powiedzenia jakieś 5 minut, ale nie wiem, kiedy będę zabierał głos, to muszę uczestniczyć w całości, żeby wiedzieć, kiedy zabrać głos”.

Wciąż zdumiona mówię: „wiesz, tylko ja chciałabym, żebyś na szkoleniu mówił, pracował, ćwiczył, uczestniczył w nim, a nie tylko słuchał. Jak zatem dasz radę mówić i aktywnie uczestniczyć w dwóch miejscach naraz, do dwóch osób, w dwóch różnych tematach?”

Jak łatwo się domyślić, w pewnym momencie mój uczestnik wyłączył się z naszego spotkania, bo naprawdę nie można efektywnie uczestniczyć w trzech spotkaniach naraz.

Ale co gorsza, jak czasem opowiadam innym menadżerom o tym wydarzeniu, to oni ze zrozumieniem kiwają głową i mówią, „no, to normalne, ja też tak mam”. Czy to jakaś choroba zakaźna, czy co? Pytam się, bo rozprzestrzenia się to z prędkością światła…

Dlatego właśnie wybrałam spotkania jako tę część naszej pracy, która wpływa na naszą motywację.

Dlaczego spotkania?

Spotkania sprzyjają budowaniu relacji, utrzymują nas w kontakcie ze sobą, pozwalają na bliższe poznanie się, ujawnienie swoich opinii, przemyśleń, pomysłów, a to przecież buduje zaufanie. Podczas spotkań szukamy rozwiązań, podejmujemy decyzje, budujemy plan i go realizujemy. To zaś sprzyja naszej efektywności, nadaje kierunek działania i buduje jego sens.  

Spotkania mają wielką moc motywacyjną, zarówno na poziomie relacyjnym jak i zadaniowym.

Dlaczego zatem dzieje się tak, iż w większości organizacji (przynajmniej z tymi, z którymi ja się spotkałam) spotkania są tak nielubiane przez pracowników?

Jak to możliwe, że coś co może nas motywować, tak bardzo nas zniechęca?

W ogóle ostatnio odkrywam, że jak coś ma dużą siłę motywacyjną, to jednocześnie źle wykorzystane ma jeszcze większą moc demotywującą.

Jak to się dzieje, że te spotkania tak nas frustrują? Ano tak:

„Te spotkania nic nie wnoszą, nic się nie dzieje. Pogadamy, pokłócimy się, czasem coś ustalimy, a czasem nie. Zazwyczaj potem nic z tego nie realizujemy”.

„Te spotkania marnują nasz czas i pieniądze. A w tym czasie mogłem zrobić naprawdę coś sensownego”.  

„Cały dzień pędzę ze spotkania na spotkanie a swoją pracę robię po godzinach…”

Ciekawa jestem, jakie jest Twoje doświadczenie ze spotkaniami?

Jednym z wielu elementów, które wpływa na naszą motywację jest poczucie sensu, że ja zrobiłem coś sensownego.

Innym zaś jest poczucie dobrze wykorzystanego czasu, bo czas jest zasobem nieodnawialnym. Każdą minutę, którą zmarnujesz, już nie odzyskasz.

Zdaje się, że źle prowadzone spotkania niszczą te dwie rzeczy: spotkania nie kończą się ustaleniami, albo nie ma ich realizacji, więc nie niosą ze sobą sensu, i drugie, jeśli nic sensownego z nich nie wynika to stają się dla nas stratą czasu.

Dlaczego tak się dzieje?

Różne badania pokazują, iż spędzamy na spotkaniach:

Menadżerowie średniego szczebla ok. 35% swojego czasu pracy

Menadżerowie wyższego szczebla ok. 50% swojego czasu pracy

Pracownicy ok. 16 godzin tygodniowo

4 godziny tygodniowo poświęcamy na przygotowanie się do spotkań

A teraz uważaj: zarządzający uważają, że 67% spotkań jest nieefektywnych!

Menadżerowie uważają, że nawet 90% czasu na spotkaniach jest zmarnowane. Naprawdę trudno mi w to uwierzyć, no ale to oni sami tak oceniali.  

Chodźmy dalej, zobaczmy co się dzieje podczas tych spotkań? Dlaczego one są tak nielubiane przez pracowników? Co się dzieje, jak spotkanie jest niewłaściwie prowadzone?

Różne badania pokazują, iż:

92% osób przyznaje się do multitaskingu podczas spotkań

69% osób przyznaje się do sprawdzania emaili

49% osób przyznaje się do wykonywania, innej, nie związanej ze spotkaniem, pracy

73% przynosi ze sobą inną prace do wykonania

A największe pożeracze czasu podczas spotkań to:

# Dezorganizacja w trakcie spotkania

# Nietrzymanie się ram czasowych

# Brak skupienia na celu spotkania

# Pominięte punkty agendy

# Wyczerpanie zasobów poznawczych

To przez te błędy w głównej mierze spotkania stają się dla nas stratą czasu.

Ja dodałabym jeszcze jeden błąd, który bardzo często słyszę od pracowników, mianowicie, że bardzo rzadko wdrażane są ustalenia ze spotkania. I to w dużej mierzy powoduje ogromne zniechęcenie u pracowników. Jak to jeden z nich powiedział: „i co z tego, że coś ustalimy, jak nic się potem z tym nie dzieje” albo jak mówią inni: „ustaliliśmy, zaczynamy realizować ustalenia, a za dwa dni jest zmiana zdania…”

My po prostu lubimy by nasz praca miała sens, lubimy być efektywni, wykorzystywać czas dobrze, a nie marnować go, nawet jak nam za to płacą.

Czas na rozwiązania by prowadzić motywujące spotkania:

Wiemy już jak sytuacja wygląda, a teraz czas na rozwiązania.

Wg Wall Street Journal zrobienie 2 rzeczy pozwoli Ci skrócić czas spędzany na spotkaniach o 80%

a) Podążanie za właściwie przygotowaną agendą

b) Rozpoczynanie spotkania o czasie

c) I trzeci punkt: mój własny to: postaw jasny i czytelny cel spotkania

1. Agenda:

O tym, co powinna zawierać dobrze przygotowana agenda do spotkania można by napisać cały jeden, a może i więcej nawet, artykuł.  Z pewnością powinna zawierać cel; tematy, jakie chcesz poruszyć; role w spotkaniu; ramy czasowe i ważne dla Ciebie zasady.

Badacze wskazują także, że aż 63% spotkań nie ma właściwie przygotowanej agendy!

Nie dziwmy się więc, że są one nieefektywne

2. Rozpoczynanie spotkania o czasie:

Taki niuans, a taki ważny. Ja sama mogę przyznać, że w 80% szkoleń, które prowadzę zaczynam je niestety nie o czasie. Zazwyczaj na kogoś czekamy.

Dlaczego zaczynanie o czasie jest tak ważne? Bo…

! Pomaga Ci to trzymać się agendy i pozwala Ci skończyć o czasie.

! Uczysz inne osoby, że twoje spotkania zaczynają się punktualnie i w końcu te osoby zaczną przychodzić punktualnie. Po prostu uczą się, że do Ciebie się nie spóźnia.

! Czekanie na innych to kara dla tych, co przyszli punktualnie.

3. Cel spotkania:

Zadaj sobie pytanie co jest celem Twojego spotkania? Co chcesz na nim osiągnąć? Z jakim efektem chcesz wyjść z tego spotkania? Jeśli to możliwe, bo zależy to od rodzaju spotkania, postaw cel w formie pytania. Dlaczego pytania? Bo jak słyszysz pytanie to w naturalny sposób szukasz na nie odpowiedzi. Im bardziej precyzyjne pytanie tym lepiej. Bo im bardziej sprecyzujesz pytanie tym konkretniejszą odpowiedź uczestnicy poszukają.

Podsumowując…

Przed kolejnym spotkaniem, które będziesz prowadził/a zrób małą modyfikację, mianowicie:

@ ustal jasny i precyzyjny cel Waszego spotkania, zapisz go w formie pytania, tak aby wszyscy go widzieli,

@ przygotuj agendę spotkania,

@ rozpocznij spotkanie o czasie i zakończ spotkanie o czasie.

I tak rób już zawsze

I najważniejsze, wdrażaj ustalenia, decyzje, które zapadły na spotkaniu. Wdrażaj je Ty sam lub pozwalaj na to innym.

W ten sposób odbudujesz wśród ludzi wiarę w sens spotkań i tym samym dasz im impuls do wzbudzenia w sobie motywacji.

Powodzenia!

Na podstawie badań: University of Arizona Teamwork Study, MCI Conferencing, UCLA Study, Psychology Today