Jak motywować pracownika? Jak poprzez rozmowę wspierać motywację pracownika?

Chciałabym w tym artykule, drugiej części o tym „jak motywować pracownika”, skupić się na rozmowie i jej znaczeniu motywacyjnym. W zasadzie każda rozmowa ma potencjał motywacyjny. Może wpierać motywację pracownika, może jej nie wspierać lub wręcz zabierać to wsparcie. Chcę przyglądnąć się temu co zrobić, by rozmowa, zwyczajna, codzienna, operacyjna, wspierała motywację pracownika.

Rodzajów rozmów menadżerskich, szefowskich jest cała masa. Jest rozmowa motywująca, rozmowa delegująca, planująca, podsumowująca, oceniająca, rozwojowa, feedbackowa, dyscyplinująca, zwalniająca itd. Tak, jest ich całe mnóstwo. Czasem mam wrażenie, że za bardzo skupiamy się na różnych schematach, krokach, etapach (żeby nie było, uważam że to jest dobre, sama często z nich korzystam), tylko czasem w tym skupianiu się na strukturach, zapominamy o istocie rozmowy, o tym, co w niej jest najważniejsze. A co w rozmowie jest najważniejsze? Najważniejszy jest… pracownik. Wiem, brzmi jak banał. Nic nowego, nic odkrywczego. Tak, być może. Ale daj się poprowadzić jeszcze kawałek…

Dawno, dawno temu, bo w latach 70-ych ubiegłego wieku Eric Berne, twórca Analizy Transakcyjnej, opisał sześć potrzeb, głodów, których zaspokojenie jest konieczne dla utrzymania naszego zdrowia psychicznego. Mówił, że bez tego nasza psychika obumiera. I wiesz, że jedną z tych potrzeb jest potrzeba bycia zauważonym, widzianym, docenionym? Wiesz, że bez tego nasza psychika obumiera? Dlatego brak kontaktu, rozmowy, alienacja, osamotnienie, zamiana rozmowy twarzą w twarz na online, dla nas, ludzi, niesie tak poważne konsekwencje. Jeśli jesteś ciekaw, wspomnę tutaj tylko, że Berne opisał 4 sposoby, możliwości, które stosujemy by siebie zauważać, by siebie rozpoznawać. Nazwał je znakami rozpoznania. O nich będzie w innym artykule. Zatrzymajmy się na potrzebie bycia widzianym, zauważonym, docenionym.

Dlaczego każda Twoja rozmowa z pracownikiem jest ważna?

Za często myślimy o motywacji jako jednorazowym wydarzeniu, super ważnej rozmowie, ekstra szkoleniu, ambitnym projekcie, awansie, tak jakby motywacja była jakimś pikiem pojawiającym się raz na jakiś czas. Za mało zaś myślimy o motywacji jako o pewnym ciągłym procesie, jako sile wewnętrznej, która popycha nas do działania, KAŻDEGO DNIA, a nie tylko od czasu do czasu. Przy takich jednorazowych działaniach zazwyczaj diagnozujemy spadek efektywności, robimy wielkie poruszenie, że pracownik nie jest zmotywowany, albo ma trudności, lub mniej się uśmiecha, i zadajemy sobie pytanie jak motywować pracownika? A co było miesiąc, dwa, trzy temu? Jak wtedy dbałeś o jego motywację? Jak wtedy z nim rozmawiałeś? Jak bardzo on wtedy czuł, widział, słyszał, że jest dla Ciebie ważny?

Uważam, że wszystko co robisz i czego nie robisz może wspierać lub nie motywację pracownika. I z tego właśnie powodu każda rozmowa ma znaczenie.  Bo rozmowa, prawdziwa rozmowa, nawet krótka, może być odpowiedzią na naszą najgłębszą potrzebę. Potrzebę bycia zauważonym, widzianym, mającym znaczenie dla kogoś. Czy wypełnisz tę potrzebę zależy od sposobu, w jaki będziesz rozmawiał.

Co robić by rozmowa była motywująca, by wspierała motywację pracownika?

Rozmowa, bezpośrednia rozmowa, kiedy kogoś widzisz i słyszysz, ma w sobie najwięcej potencjału do budowania motywacji, do budowania mobilizacji, do wspierania, do rozwoju, do pokazania komuś, że go widzisz, doceniasz, że jest dla Ciebie ważny.

Chciałabym zwrócić Twoją uwagę na dwie kwestie, to oczywiście nie wyczerpuje tematu, ale nie chce pisać o wszystkim na raz, aby niczego nie spłycić.

Pierwszą z tych kwestii jest:

Cel w rozmowie

Każda rozmowa ma jakiś cel. Każde spotkanie dzieje się w jakimś celu. Każda interakcja jest po coś. Każde nasze działanie jest po coś. Czy wiesz z czym pracownik do Ciebie przychodzi? Nie w sensie, że ma jakiś dokument w ręce i chce podpis. Czy wiesz, jaki jest jego cel tej rozmowy? Jaki ma być efekt tej rozmowy? Czym ta rozmowa ma się zakończyć? Czy zadajesz mu pytanie np. „Czego oczekujesz od tej rozmowy?”, „Czego w tej rozmowie chcesz ode mnie?” „Co  chcesz osiągnąć w tej rozmowie?” Czym ma się zakończyć?”, „Z jaim wynikiem tej rozmowy chcesz wyjść?”. Mogą to być rozmowy operacyjne, tzn. pracownik przychodzi i chce się coś Ciebie poradzić. Czy chce abyście razem wypracowali rozwiązanie, czy może chce przedstawić Ci swoje pomysły, i poznać Twoje zdanie na ich temat? I wcale nie chce Twoich rozwiązań. Czy może chce byś mu podał gotowe rozwiązanie, pomysł, jak coś zrobić? Czy wiesz jaki jest cel Twojego pracownika? Po co on do Ciebie przychodzi? Bo może przychodzi do Ciebie po prostu, nie widział Cię przez cały tydzień, a może i miesiąc, i chce kontaktu z Tobą, chce usłyszeć, że go pamiętasz, chce zobaczyć, że się do niego uśmiechasz, i że wszystko idzie dobrze do przodu, a nawet jak nie idzie dobrze, to masz plan i pomysł jak z tego wyjść. Przychodzi po kontakt, po utrwalenie relacji.

Zacznij zadawać pracownikom pytania o cel, oczywiście nie wszystkie na raz. Wybierz jedno, dwa, skonstruuj własne. Tylko pytaj nie jak na przesłuchaniu, ale łagodnie, z prawdziwą ciekawością tego, czego oczekuje w tej rozmowie. Jaki efekt chce uzyskać? To też bardzo dobrze klaryfikuje cele pracownika. Jak Ci odpowie, to sparafrazuj, byś wiedział, że dobrze go zrozumiałeś. 

Zatem pierwsze pytanie jest o cel rozmowy, o jej efekt. A drugie pytanie jest o relację. Czyli jakie jest Twoje zachowanie? Co robisz, gdy pracownik chce z Tobą rozmawiać?

Drugą kwestią jest:

Relacja w rozmowie

Zapewne wiesz, że każdy nasz komunikat ma dwa poziomy: treściowy –  czyli to, co mówisz, i relacyjny czyli to, jak odnosisz się do pracownika. Jak mówisz, nie tylko słowami, ale całym sobą, oczami, gestami, postawą, głosem.

Jeśli przychodzi pracownik z jakimś tematem do Ciebie, mówi, co potrzebuje, a Ty patrzysz w komputer, nawet oczu znad niego nie podnosisz, może powiesz „Dobra, dzięki, zaraz zerknę, bo teraz nie mam czasu”. To, co Ty tak naprawdę „całym sobą” mówisz do pracownika? Bo dla mnie to jest komunikat „Nie jesteś dla mnie teraz ważny”, „nie zauważam Cię, bo bardziej zauważam mój raport”. Jeśli to zdarzy się jeden raz na jakiś czas, to jest to do przeżycia, ale jeśli zdarza się to codziennie, kilka razy w tygodniu, to pomyśl sobie ile razy pracownik słyszy od Ciebie „nie jesteś dla mnie teraz ważny”. To bardzo szybko przeradza się w generalizację (najczęściej na poziomie nieświadomym), której pracownicy dokonują na: „nie jestem ważny dla mojego szefa”. Mam nadzieje, że zauważyłeś, że w tej generalizacji nie ma słowa „teraz”. A ono bardzo wiele zmienia.

Jeśli pracownik rozmawia z Tobą, a ty w przeciągu 30 minut, 8 razy odbierasz telefon, albo sprawdzasz skrzynkę mailową, to jaki komunikat wysyłasz do swojego pracownika? Dla mnie to brzmi „nie jesteś dla mnie teraz ważny”. Ważniejsi są Ci, co dzwonią, (choć jest tutaj kilka wyjątków, np. sam prezes dzwoni, jest jakaś mega, ale to mega kryzysowa sytuacja, dzwonią ze szkoły, albo przedszkola, albo ktoś Ci bliski jest chory, w szpitalu itp). Poza tymi wyjątkami, naprawdę, nie wszystkie telefony musimy odbierać w trakcie takiej rozmowy. Więcej, nawet nie zerkajmy w ich stronę.

Albo teraz, kiedy dominuje praca zdalna. Może robisz spotkania zespołowe, a może nie. Może prowadzisz indywidualne rozmowy tygodniowe z pracownikami, lub co dwa tygodnie, a może nie. Może spotykacie się w biurze co jakiś czas, a może nie? Jeśli tej rozmowy nie ma, lub jest bardzo rzadko, to w jaki sposób pracownik wie, że jest dla Ciebie ważny?

A jeśli rozmawiasz z nim online, nawet macie włączone kamerki, (niestety wielu pracowników ich nie włącza), a Ty zamiast rozmawiać z nim, by uczynić ten onlinenowy kontakt jakąś namiastką prawdziwego spotkania, robisz w tym czasie coś innego. Sprawdzasz maile, odpisujesz komuś, wodzisz wzrokiem po całym komputerze, i generalnie pracujesz, żeby „dobrze wykorzystać” ten czas. To jaki komunikat wysyłasz swojemu pracownikowi? Dla mnie to ponownie jest komunikat „Nie jesteś dla mnie teraz ważny”.

Pomyśl ile takich komunikatów twój pracownik nazbiera przez cały dzień, tydzień, miesiąc? Ile razy usłyszy/ poczuje to Twoje „nie jesteś teraz ważny? I zadaj sobie pytanie jak to może wpłynąć na Waszą relację? Jak to wspiera motywację Twojego pracownika?

Jeśli zaniedbasz coś teraz, bo nie masz czasu itd., to za chwilę będziesz musiał to odpracowywać, odbudowywać poświęcając na to dwa razy więcej czasu. I zazwyczaj głównym celem odbudowywania tej relacji jest odpowiedz na pytanie: jak motywować pracownika?

To jest naprawdę ważne…

Jak pracownik do Ciebie przychodzi wszystko inne powinno być w tym momencie mniej ważne, albo nieważne. Odsuwasz laptop, odkładasz telefon, zamykasz skrzynkę, i nie patrzysz w żadną inną pracę. Rozmowa z pracownikiem jest pracą! I to jest jedno z trudniejszych Twoich zadań. Nie możesz robić czegoś jeszcze przy okazji!  Skupiasz się na pracowniku i na tym z czym przychodzi.

Po pierwsze, na poziomie treści prawdopodobnie szybko rozwiążesz problem, bo na tym będziesz skupiony, po drugie na poziomie relacji mówisz „jesteś dla mnie ważny”.  I jeśli w każdej następnej rozmowie będziesz swoim zachowaniem wysyłał taki komunikat „Jesteś teraz dla mnie ważny”, i „teraz też jesteś dla mnie ważny” to ile takich komunikatów Twój pracownik nazbiera przez cały dzień, tydzień, miesiąc? O ile łatwiej Ci będzie wspierać jego motywację innymi elementami?

Co powie Twój pracownik?

Formułują, kształtują nas doświadczenia, które nas spotykają, ale jeszcze bardziej od tych doświadczeń, wpływają na nas ludzie, których w tych doświadczeniach spotykamy. Jakiego szefa spotka Twój pracownik w Tobie? Oby po wielu latach pracy mógł powiedzieć: „To był mój najlepszy szef, jakiego miałem. Przy nim naprawdę czułem się ważny”. I tego Ci z całego serca życzę.